Gmail nos pemite configurar cuentas de correo electrónico con extensiones de dominio propias para ser gestionadas desde su plataforma, por lo que podemos gestionar nuestro correo corporativo desde Gmail, con nuestra propia extensión de dominio y, además, de forma gratuita. Si tenemos un hosting con poca capacidad disponible y no queremos incurrir en sobrecostes, esta es una gran opción, que además ofrece otras ventajas y solo un pequeño inconveniente.

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Ventajas

  • Seguridad. Sin duda, el entorno de Gmail es uno de los más seguros de la red, y esto es así porque está ubicado en los servidores de Google, que cuentan con todas las medidas de prevención posibles ante ataques externos. Además, posee un poderoso filtro anti spam, lo que evita que se «cuelen» esos mensajes tan poco deseados en nuestra bandeja de correo.
  • Comodidad / Interfaz. Todos conocemos y apreciamos la interfaz tan limpia e intuitiva que usa Gmail, además de su adaptabilidad a cualquier dispositivo y la posibilidad de consultar y contestar los mensajes desde el móvil de manera inmediata.
  • Coste. Cada correo electrónico que recibimos o enviamos tiene un peso en bytes, que se incrementa notablemente cuando hay archivos adjuntos y/o imágenes. Esto puede saturar nuestro hosting y obligarnos a tomar una difícil decisión entre dos opciones poco deseables: hacer un borrado masivo de correos o contratar más capacidad. Si gestionamos nuestro correo corporativo desde Gmail, evitaremos que nuestro servidor se sature con nuestra mensajería y evitaremos tener que adoptar una de esas dos medidas.

Desventajas

  • Retardo en la recepción de emails. Como en esta vida nada es perfecto, hemos de ser conscientes de una pequeña desventaja que conlleva gestionar una cuenta de correo con dominio propio desde Gmail. Esta plataforma hace llamadas periódicas (discontinuas) a nuestro servidor para comprobar si tenemos nuevos mensajes, las cuales pueden producirse en intervalos de tiempo de hasta 15 o 20 minutos, por lo que es habitual que recibamos los nuevos correos con cierto retraso. No obstante, si estamos a la espera de un mensaje urgente o sabemos que alguien nos acaba de enviar un email (por ejemplo, tras una conversación telefónica en la que hemos pedido cierta información), tenemos la posibilidad de «forzar» a Gmail para que haga una comprobación en la ruta Configuración -> Cuentas e importación -> Consultar el correo de otras cuentas.

 

Configuración de nuestro correo corporativo con Gmail

 

Paso 1.- Una vez dentro de nuestra cuenta de Gmail, hacemos clic en el icono en forma de rueda situado en la parte superior derecha para que se despliegue el menú de opciones. En ese menú elegimos la opción de Configuración.

Configuración en Gmail - Configuración de un correo corporativo con Gmail - Paso 1

 

Paso 2.- Dentro del menú de Configuración, elegimos la pestaña de «Cuentas e importación» y clicamos en la opción «Añadir una cuenta de correo POP3 tuya».

Opciones de cuentas en Gmail - Configuración de un correo corporativo para su gestión en Gmail - Paso 2

 

Paso 3.- Tras marcar dicha opción, aparece una ventana emergente en la que introducimos la dirección de correo electrónico que queremos gestionar desde Gmail. Por ejemplo: director@empresa.com

Añadir dirección de correo - Configuración de un correo corporativo para su gestión en Gmail - Paso 3

Paso 4.- En el siguiente paso debemos rellenar varias casillas:

  • Nombre de usuario: la dirección de correo que vamos a utilizar.
  • Contraseña: la contraseña con la que accedemos al correo electrónico que queremos vincular a Gmail.
  • Servidor POP: en general, seguirá el patrón mail.nombredeldominio.xxx.
  • Puerto: 110.
  • Importante: si estos datos no funcionan, debemos acceder al CPanel de nuestro hosting y buscar la opción de configurar clientes de correo electrónico para comprobar los dos últimos puntos.

Datos del servidor - Configuración de un correo corporativo con Gmail - Paso 4

Siguiendo con el formulario, nos encontramos con cuatro casillas de verificación opcionales:

  • Dejar una copia del mensaje recuperado en el servidor. La dejamos sin marcar, pues en caso contrario se generará una copia de cada correo en nuestro servidor y podremos tener problemas de espacio en el futuro.
  • Para recuperar mensajes de correo electrónico, utiliza siempre una conexión segura (SLL). Aunque es conveniente marcarla, en algunos casos y dependiendo de nuestras cuentas de correo, dejarla marcada nos dará un error al intentar acceder al siguiente paso. Si nos ocurre eso, la dejaremos desmarcada.
  • Etiquetar los mensajes entrantes. La marcamos, pues esto permitirá que podamos identificar en la Bandeja de entrada de Gmail los mensajes entrantes provenientes de nuestra cuenta de correo corporativo.
  • Archivar los mensajes entrantes (omitir Recibidos). Si la marcamos, los mensajes que nos envíen la cuenta de correo que estamos vinculando no aparecerán en la Bandeja de Entrada (se archivarán directamente en una carpeta), por lo que es mejor dejarla desmarcada.

 

Paso 5.- SI hemos configurado correctamente el paso anterior, nos aparecerá la siguiente pantalla, en la que seleccionaremos la opción que nos permitirá enviar correos con nuestro email de empresa desde Gmail.

Opción de envío de mensajes - Configuración de un correo corporativo para su gestión en Gmail - Paso 5

 

Paso 6.- Después, elegimos el nombre que se mostrará a los receptores de nuestros correos y, muy importante, desactivamos la casilla «Tratar como un alias».

Identificación de nuestros correos - Configuración de un correo corporativo para su gestión en Gmail - Paso 6

 

Paso 7.- En el séptimo paso rellenamos los datos para poder enviar correos a través de Gmail. Aquí, utilizaremos de nuevo la contraseña de la dirección de correo que estamos vinculando, marcaremos la opción «Conexión segura mediante TLS y elegiremos un «Puerto» 587.

Configurar el servidor - Configuración de un correo corporativo para su gestión en Gmail - Paso 7

 

Paso 8.- Google enviará a nuestro correo profesional un código de verificación, que deberemos introducir en la siguiente pantalla.

Verificación de la cuenta - Configuración de un correo corporativo para su gestión en Gmail - Paso 8

 

Paso 9.- Ya casi lo tenemos. Si volvemos a la pestaña «Cuentas e importación dentro de «Configuración», veremos que nuestra cuenta ha sido añadida con éxito. Pero en «Enviar correo como» debemos seleccionar «Responder desde la misma dirección a la que se ha enviado el mensaje», pues en caso de no hacerlo, podríamos encontrarnos con la desagradable situación de estar contestando los correos de empresa desde nuestra cuenta de Gmail personal.

Otra opción que tenemos a nuestra disposición es la de establecer como predeterminada nuestra dirección de correo corporativo, para que, por defecto, cualquier correo que enviemos se haga desde esa cuenta.

Responder desde nuestro correo - Configuración de un correo corporativo para su gestión en Gmail - Paso 9

 

Paso 10.- En cualquier caso, siempre que redactemos un email, tendremos la opción de utilizar como remitente cualquiera de los correos que tenemos en nuestra cuenta de Google.

Selección de la cuenta de correo - Configuración de un correo corporativo para su gestión en Gmail - Paso 10

 

Paso 11.- Por último, no estará de más que creemos una firma personalizada para nuestro correo de empresa.

Firma personalizada - Configuración de un correo corporativo para su gestión en Gmail - Paso 11

 

Y ya está, aunque es conveniente que nos aseguremos de que todo funciona correctamente enviando un email desde nuestra nueva dirección a otra cuenta de correo en la que podamos comprobar que se recibe sin problemas y con la identificación (nombre y dirección) adecuada.

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